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2022-07-26

谈OA系统对企业内控的重要性

一、OA系统的概念
办公自动化系统(简称OA系统)是实现办公室内事务性业务自动化的工具,是通过采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以信息技术为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地对信息进行收集、整理、加工、存储和使用的办公系统。

二、企业为何要运用OA系统
OA自80年代中后期诞生以后,经过多年的发展已经趋向成熟,在市场和竞争环境快速变化的驱动下,OA似乎已经成为未来企业办公的趋势。“企业信息化,从OA开始”最初由联想集团提出的这句话在中国的企业内曾经被广泛流传。 当企业发展到一定的阶段后,尤其是对IPO企业而言,不能单单靠领导或者制度来支持企业的进步,因为企业的制度比较复杂,操作起来很难真正的执行起来,企业的庞大,业务过程无法把控,潜在的销售机会很容易就消失了,因为管理者在审批决策中还是会缺少决策依据,不敢随意决策,靠人与人的博弈来工作,使得工作效率低下,而且企业做了严谨的预算后,但费用却无法控制,这样不仅核心竞争力下降,员工与企业无法协同发展,造成人员的流失。 对于一个企业而言,企业员工是它生存的根本,不同的人扮演的不同的角色,一套好的OA系统,能够为不同的人随时随地提供所需的信息,给企业员工提供一个协同办公的平台,实现企业降低成本提升效率的最终目标。

三、IPO进程中对企业OA系统的要求
2021年,证监会发行审核委员会共审核IPO项目(含科创板)466家,其中通过410家,否决了29家,其他类27家。按照证监会网站所发布的信息,29家被否决的企业中,有15家涉及规范运作、合法合规等与内部控制相关的问题。为建立健全内部控制,我们对IPO拟上市公司的内部控制建设提出以下规范建议并研发一套为IPO拟上市公司量身定做的OA系统。

(一)重视公司层面的内部环境建设 内部环境是企业具有基础作用的一系列结构、标准和流程,通常包含管理机制、组织配置和权责分配、企业人力资源管理、企业拟定的发展战略以及企业的社会责任与文化等。企业管理层以及治理层的规范意识薄弱,高层决策管理机制存在缺陷,可能造成企业在管理中出现违反规章制度或法律法规的情况,从而出现安全生产状况、产品质量问题以及环境保护方面的问题等。 因此,对IPO拟上市公司来说,其需要注重内控环境的改善,依据《企业内部控制应用指引》中所规定的具体要求,制定科学完善的内部治理机制和组织结构;制定明确的规划和目标,根据既定的发展战略进行具体实施;在人力资源方面要科学管理;在安全生产、环境保护以及产品质量等方面要切实履行社会职责;构建并培养优秀企业文化。董事会、监事会以及企业高层要做好榜样,发挥领导带头作用,自上而下建立起对诚信以及道德价值观承诺的高层基调,构建良好的内部环境氛围。

(二)健全风险评估体系 风险评估是及时有效地对风险事件出现的可能性进行科学判断,同时对其产生的影响进行评估,并且采取一系列措施的过程,具体内容包括设置目标、识别风险、分析风险、应对风险四个方面的内容。企业的经营管理活动经常面临一些问题和风险,而风险评估是企业开展全面风险管理的基础。

首先,对于风险目标的设定,拟上市公司可依据公司发展战略制定清晰、可识别的战略目标并加以细化。其次,在风险识别方面,拟上市公司可建立风险搜集渠道,通过调查和了解,识别和分析风险事项,把握风险发生的原因。再次,对于风险的分析,拟上市公司可以制定风险评估矩阵,对不同风险进行分析及定级,根据定性标准和定量标准对风险影响程度进行评估。最后,对于风险的应对,拟上市公司应根据风险程度的高低,有目的有计划地制定相应的改善对策,并据此提出相应的防范风险的具体应对策略。

(三)完善内部控制活动 《首发办法》对发行人涉及的内部控制提出了明确要求,还要求发行人的生产经营要符合法律规定,要依法纳税,不能出现违反法律规定、占用资金、替关联方违规担保等情况。所以,拟IPO上市公司在内部控制规范的过程中,要在资金管理、企业采购、业务担保和外包、财务报告等范围内,进行权责分离和授权审批,对会计基础性工作实施较好的控制,确保财务信息真实有效。另外,也要重视业务活动合法进行。完善控制活动的重点是借助OA系统,建立审批权限矩阵和审批流程,对企业的资金预算管理、合同及用印审批、付款审批等各种业务进行强化控制。

(四)建立健全信息沟通机制 信息与沟通包括内部信息传递和信息系统,其针对企业沟通传递内外部信息,使全员正确理解企业制定的决策、执行企业规章制度,激励员工并有效化解企业矛盾,同时也可以提升企业内部控制的效率和效果。

内部信息传递应实现以下目标:构建内部信息传递机制,对企业内部信息进行沟通;内部信息传递的接口清晰,与企业的整体利益一致;企业要把内部控制机制的有关信息在企业内外部做好协调和沟通;企业要制定严格的内部报告保密机制,明确保密的具体措施、内容、程度和范围,避免出现商业秘密泄露的情况。此外,要建立反舞弊机制,从受理举报信息,到开展舞弊调查、完成报告及舞弊案件处理,对全过程予以规范。拟上市公司还应根据自身组织结构、分支机构区域分布、业务范围、技术条件等因素,制定符合企业发展的信息规划,对信息系统进行有序的开发、维护和运营,全面提升企业管理能力。

(五)构建内部监督体系 拟上市公司要按照《基本规范》及其配套指引规定,对内部审计部门的具体职责权限作出界定,对内部监督的方法、程序和要求进行严格规范。拟上市公司的内部审计部门要保持独立,不能置于财务机构的领导之下,也不得与财务机构合署办公。内部审计部门要对企业内部控制的建设和操作情况进行审计,监察和监管财务信息的准确性与真实性等。此外,拟上市公司要根据《配套指引》中对内控缺陷的定义及认定要求,确定公司的内控缺陷具体认定标准,开展内控评价活动,形成内部控制自我评价报告。

四、金诚智研OA系统的搭建
简单地说,金诚智研OA系统实际上就是利用网络服务器及网络交换设备作为信息交互和共享的平台。通过金诚智研OA系统,用户在客户端以工作流方式向服务器上传及下载数据信息,其它网络用户可以按授权获得数据共享、数据修改和数据利用等服务,从而将企业所有的数据和流程管理集成到一个平台上。 金诚智研OA系统是如何搭建的呢?金诚智研的OA系统分为操作界面管理和数据库管理等两大部分。首先金诚智研采取的是B/S结构方式,虽然传统的C/S结构是解决OA系统中结构化数据库的最理想开发模式,并可实现复杂的工作流控制与安全性控制,但B/S结构则能很好地解决客户端维护难度大的问题。 金诚智研的OA系统在系统内部,采用基于WCF通信模型和基于插件式开发模型的分布式系统架构。在部署上,灵活编排。产品具备分布式部署的能力,以应对网络压力;在物理网络层可用性较低时,也可采用集中式部署,提高系统性能。产品充分的考虑到了与旧有系统的兼容性。产品的扩展并不会影响原有的技术如ASMX和.Net Remoting。 另外,通过帐号管理、密码策略、权限控制等方面,实现数据库安全性的访问控制。OA系统建立后,仍然需要开展系统后期维护和功能调整等后续工作,把OA系统逐步改进、完善为适应企业发展需求的办公辅助工具。因此,OA系统是一个复杂的动态系统,随着不断变化的办公环境而变化,从而发挥OA系统的最大作用。

五、金诚智研OA系统的优势
金诚智研OA系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台,使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理,提高了信息交流的效率和共享程度,相对传统的工作方式,大大提高了办公效率,减轻了工作负担,节省了办公费用,从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。
(一)节省工作成本,利于文件传阅管理与过去对纸质文件的审阅方式相比,通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题;而且,电子文件在OA系统上可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。

(二)方便检索查阅,促进信息共享OA系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台,员工可通过OA系统及时了解全院的最新信息,有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利,解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题,从而提高搜集文件资料的效率。

(三)增强监控能力,提高行政管理水平OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况,并具有催办督办和自动提醒的功能,一方面防止了延误业务办理时间的情况,另一方面有利于管理员的全局监控,及时发现问题并及时协调解决。此外,在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹,具有可追溯性,方便日后的查阅和管理。

(四)提高工作效率,打造优秀团队意识OA系统的信息传递、日程安排等功能模块,极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力,打造了凝聚力较强、工作效率较高,并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块,更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动,员工之间互相取长补短,共同学习,共同进步,促进了业务水平的提高,增强了团队合作精神。

(五)实现自动办公,构建科学管理模式OA系统的使用,全面推进了办公自动化,借助先进计算机和网络信息技术,实现了高效、安全、规范地处理办公室内的事业性业务,大幅度提高工作效率和服务质量。同时,为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务,为科学决策提供了参考依据,从而构建一套科学的管理模式。

七、结语
在日益激烈的市场竞争中能否为决策者提供科学、准确、及时、高效的服务,将成为衡量企业工作效率和质量的重要标志。因此只有积极创新工作思路,促进行政管理科学化,通过应用OA系统,全面实现办公业务自动化,才能为科学发展提供强有力保障。随着IPO改革的不断深化,日常工作中处理的信息量也在不断增加,企业的IPO之旅将面临更多的发展机遇和更加严峻的挑战,这样一来企业的内控制度就更加需要严格把关。 我们专注于企业内控多年,业内第一家具有IPO全产业链背景的企业内控综合服务商,成熟的“五大”团队:研发团队、实施团队、开发团队、售后团队、客户团队。我们不推崇传统,只尊重创新。我们深信技术无边界,创新无止境。充分运用积木式创新开发出了四个核心引擎(表单引擎、流程引擎、权限引擎及运算引擎),帮助企业客户实现工作流程化,流程表单化,表单网络化,实现流程再造和数字化企业的梦想,为企业量身打造信息化平台。

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